5 leviers pour améliorer l’efficacité du département consolidation

La livraison d’une information financière fiable et la tenue des délais de traitement des données comptables impose d’optimiser l’efficacité des tâches de consolidation. Coordination de multiples interlocuteurs, dispersion des sources d’information et volumes de données à traiter constituent autant de difficultés à surmonter. Outils, organisation, bonnes pratiques : quels leviers faut-il actionner pour renforcer l’efficacité du département de consolidation ?

Levier N°1 – Des outils et des processus de consolidation adaptés à la taille et à la culture de l’entreprise

Un périmètre de consolidation vaste et complexe impose un plus grand formalisme. Les services intermédiaires doivent cependant questionner la pertinence des demandes issues de la consolidation, afin d’éviter tout excès. Une bonne pratique consiste à suivre dans un tableau de bord les consignes applicables aux entités incluses dans le périmètre. Cela permet de mieux piloter les contrôles et de relancer plus rapidement les services en cas de retard. Dans cette optique, un système de météo peut générer des alertes pour plus de réactivité.

Il s’agit ainsi de trouver le bon équilibre entre formalisme des procédures, sécurisation de la production comptable et agilité.

Conseil : en cas de nombre élevé d’entités à consolider, demander aux entités contributrices d’enregistrer directement la finalisation d’une tâche dans le tableau de suivi des travaux.

Gain : responsabilisation des entités contributrices dans leur processus de validation, dans le respect des dates de rendu et fiabilisation de la piste d’audit et de contrôle.

Levier N°2 : Un calendrier de clôture comptable/consolidation complet et précis

Calendrier trop synthétique signifie souvent information incomplète : des informations clés peuvent manquer. Pour être pertinent, un calendrier de clôture dont inclure au minimum :

• Tâches clés par journée de production
• Descriptif détaillé du libellé
• Entités concernées
• Emetteur de la tâche
• Destinataire de la tâche
• Date d’exécution

Il est important de vérifier la réalisation et la validation par l’entité des tâches essentielles de la consolidation, par exemple la déclaration d’intragroupes, les écritures d’impôts différés, la réévaluation des comptes en devises ou encore les retraitements IFRS.

Conseil : identifier tâche par tâche le service ou la personne responsable

Gain : faire apparaître les interactions et les points de tension potentiels dans le calendrier

Bonne pratique : Si le planning et la liste de tâches sont sous Excel, il peut être utile de recourir à un outil spécifique de planification et de répartition de tâches.

Levier N°3 : Un manuel de consolidation partagé et mis à jour régulièrement

Outil indispensable d’un service de consolidation, le manuel de consolidation garantit un niveau d’information identique des différentes parties prenantes. Il sert de guideline pendant la clôture.

Ce manuel est bien souvent incomplet et perd rapidement de son efficacité s’il n’est pas régulièrement révisé. Mis à jour sur un rythme trimestriel, le manuel de consolidation sera diffusé aux filiales avant chaque clôture, à une date prévue à l’avance.

Le manuel de consolidation doit obligatoirement comprendre :

• le plan comptable groupe avec les principes de base comptables et les normes comptables appliquées au sein du groupe,
• un rappel des procédures à respecter,
• le calendrier de clôture du groupe, •
• la liste des contacts/interlocuteurs en fonction des sujets (avec les coordonnées téléphoniques, mails, intitulés de poste).

Bonne pratique : la transmission du manuel de consolidation aux auditeurs financiers peut constituer un vrai avantage. Il leur permet de bien comprendre le fonctionnement du groupe et de mieux organiser les travaux de contrôle, notamment en période d’intérim.

Point d’attention : veiller à ce que l’ensemble des informations transmises aient bien été validées en amont.

Levier N°4 : Une bonne connaissance des systèmes comptables des filiales

Le service de consolidation gagnera en autonomie dans sa compréhension des comptes s’il bénéficie d’un accès aux systèmes comptables des filiales. Cet accès peut aussi limiter la charge liée aux itérations avec les entités.

Point d’attention : l’accord des services comptables des entités est indispensable pour un effet positif de cet octroi.

Levier N°5 : Un processus d’amélioration continue incluant toutes les parties prenantes aux comptes consolidés

La tenue d’un fichier « post mortem » permet de formaliser la remontée, après chaque clôture, des points d’amélioration identifiés à chaque cycle. Par cette stratégie des petits pas, le processus de consolidation s’améliore clôture après clôture. Cette tâche constitue une partie intégrante du calendrier trimestriel. Chaque point prioritaire à traiter est associé à une deadline et à un responsable.

Le fichier est transmis à l’ensemble des parties prenantes et un tableau de bord permet de suivre l’avancement des résolutions.

Cette démarche s’applique utilement à toute question liée à l’évolution du paramétrage du logiciel de consolidation.

Bonne pratique : créer un binôme consolideur/paramétreur du système comptable afin de suivre chaque « post mortem »

Gain : une résolution pragmatique des points d’amélioration.

Conseil : suivre et valider les points d’amélioration dans un système tel que ceux utilisés dans le suivi des incidents IT (JIRA, SNOW…).