5 conseils pour réussir son audit de modernisation des processus métiers bancaires

La concurrence accrue et la pression réglementaire dans le secteur bancaire poussent les acteurs à optimiser leurs chaînes de production. Moderniser les processus, grâce à l’automatisation d’un maximum d’étapes, est un moyen pour les banques d’accélérer leur production et de réduire le risque opérationnel. Les processus présentant un potentiel d’automatisation sont nombreux :

• Production de reportings comptables,
• Production de reportings réglementaires,
• Réconciliation de données (Gestion – Comptabilité ; rapprochements bancaires ; lettrage d’opérations…),
• Mise à disposition et mise en forme des données.

Pour que l’automatisation produise une vraie différence, il faut privilégier les processus stabilisés, qui obéissent à des règles métiers claires et bien définies. Nous avons identifié 5 bonnes pratiques pour réussir son audit digital et identifier les processus qui peuvent utilement être automatisés au sein des différents métiers de la banque.

Conseil N°1 – Une analyse à l’échelle de l’entreprise

L’automatisation d’un processus n’est pas une fin en soi. Elle peut ne pas être rentable, ni même souhaitable. Pour identifier les processus à automatiser en priorité, ceux qui permettront de dégage un gain réel et rapide, trois critères doivent être pris en compte.

1er critère : La complexité et la stabilité du processus

Les processus les plus faciles à automatiser sont les plus simples et les plus stables : ils obéissent à une logique et suivent un enchaînement précis. Par exemple, la production mensuelle d’un suivi comptable peut demander une répétition de tâches manuelles récurrentes :

• Récupérer des extractions sur un répertoire donné,
• les enregistrer,
• insérer dans ces fichiers des formules de calcul,
• insérer des formules de contrôles afin de vérifier que les données extraites cadrent bien avec la balance générale,
• procéder à une mise en forme conditionnelle des données…

2ème critère : le ROI (return on investment)

Le ROI peut se mesurer de diverses façons, selon les cas : efficacité opérationnelle, coût du risque ou encore développement du Produit Net bancaire (PNB).

3ème critère : l’accès et qualité des données

Le manque de fiabilité des données peut rendre l’automatisation extrêmement complexe, voire impossible. La solution d’automatisation doit d’abord permettre de fiabiliser les données. Avant de lancer le processus, elle doit ainsi prévoir, par exemple, le traitement des données manquantes, la correction des données inexactes ou la mise en place de différents contrôles.

Conseil N°2 – Une approche processus et multi-technologies

L’approche par les processus apparaît indispensable pour réussir sa modernisation et concevoir la solution d’automatisation la plus pertinente : objectifs, inputs et outputs attendus, traitement, contraintes. Combiner plusieurs technologies permet par ailleurs de construire une réponse personnalisée, adaptée à la réalité opérationnelle. Souvent, le recours à une seule technologie ne répond pas à l’ensemble des spécificités que présente un processus complexe. Il s’agit alors d’identifier les outils qui répondent le mieux à chaque phase du processus mais aussi d’analyser la possibilité de les combiner.

A titre d’exemple, une solution de robotisation (RPA) est adaptée à l’automatisation des tâches simples, répétitives et à faible valeur ajoutée :

• saisie des données,
• acquisition et l’intégration de l’information,
• création d’une réponse automatique à un courrier électronique…

Une solution de Data analytics (comme Knime, Dataiku, Alteryx) offrira la meilleure réponse pour les tâches concernant le traitement des données : nettoyage des données, standardisation des formats, mise en forme conditionnelle, calculs d’indicateurs, insertion de contrôles, réconciliations, agrégations…

Une solution d’intelligence artificielle apparaîtra plus adéquate dans les processus où l’analyse de données est plus complexe, comme de l’analyse prédictive, des classements de données ou de l’analyse d’images.

Et c’est bien la combinaison de ces différentes technologies qui permettra d’aller le plus loin possible dans l’automatisation de bout en bout dès lors qu’il s’agit d’un processus complexe regroupant des tâches de différentes natures (tâches simples, traitement des données et analyse).

Conseil N°3 – une méthode impliquant les équipes

Par leur maîtrise des processus et leurs expertises métiers, les collaborateurs jouent un rôle clé dans les projets de modernisation des processus. Leur implication dès le lancement d’un audit de transformation constitue un atout décisif en vue d’aboutir à un dispositif adapté, et accepté.

Pour au moins trois raisons :

• la solution répondra mieux à leurs attentes ;
• sa dimension paramétrable par les équipes métiers une fois l’outil mis en place garantit qu’elles en restent « propriétaires » ;
• cette implication précoce constitue un point d’appui fort pour la conduite du changement et favorise une meilleure appropriation de l’outil.

L’implication des équipes opérationnelles au moment du lancement ne suffit pas. Il est également important de communiquer régulièrement auprès des opérateurs sur l’avancement de l’audit et l’impact de l’automatisation des processus.

Conseil N°4 – une définition précise de l’attendu

La réussite d’une mission d’audit de transformation passe évidemment par l’expression précise du besoin. Sa bonne réalisation exige une définition précise du périmètre, une compréhension claire des processus existants et de leurs objectifs mais aussi une évaluation des gains attendus et une exploration des risques et contraintes possibles.

Le recueil de ces informations requiert des échanges approfondis avec les collaborateurs, pour éviter tout risque de mauvaise compréhension de l’attendu. Cette phase d’échange et de communication aura un impact significatif sur la qualité et la pertinence de la proposition d’automatisation issue de l’audit. Une validation par les collaborateurs du besoin formalisé pourra être un plus.

Conseil N°5 – une implication de la DSI dans le projet

Il est primordial d’intégrer la DSI dans les sujets liés à la transformation digitale. Impliquée dans les réflexions pour explorer les leviers d’optimisation des processus, la DSI aura aussi un rôle de validation de la combinaison de technologies choisie, sur plusieurs aspects :

• Caractéristiques techniques
• Sécurité et conformité : la solution proposée doit être en ligne avec le système de sécurité et de conformité de l’entreprise
• Interfaçabilité : la solution proposée doit s’interfacer sans difficulté avec les systèmes d’informations existants
• Alignement stratégique : la DSI vérifiera que la solution proposée s’aligne avec la stratégie IT de l’entreprise

Cette intégration de la DSI au projet peut passer par la nomination d’un référent IT, chargé de suivre l’évolution de l’audit.