4 leviers pour un interpréteur comptable efficace

Le recours à un interpréteur comptable permet de gagner en efficacité et de faire face au raccourcissement constant des délais de clôture. Quels sont les leviers à actionner pour optimiser les bénéfices d’un interpréteur comptable ? Nous en avons identifié quatre.

1er levier : la gestion de la volumétrie

Ignorer ou minimiser les enjeux de volumétrie crée un risque de saturation des systèmes d’exploitation. Avec pour conséquence de bloquer la production des reportings et de conduire les utilisateurs à mener des travaux supplémentaires pour retraiter a posteriori l’information en surplus.

Le moyen d’éviter ce risque : définir précisément la maille de l’information en amont et en aval : en amont le CRE – compte rendu d’événement, et en aval, le ME – Mouvement élémentaire, qui est l’écriture comptable générée par l’interprétation du CRE.OK

1ère étape : identifier les données à transmettre du SI amont vers l’interpréteur comptable (CRE)

Trois questions se posent :

1. Quelle est la granularité nécessaire pour produire les états financiers et réglementaires ? On parle ici des données tiers, comptes comptables, PCEC, sens de l’écriture (D/C), encours, natures des flux (typologie des journaux d’écritures ; social, consolidé…), origine des flux (SI Comptable, Gestion…), etc.
2. Quelles sont les données de gestion qui seront utiles à une analyse ponctuelle plus fine, par exemple investigation d’écarts, restitution aux instances et organismes externes ? Il s’agit ici des numéros de contrats, restructurations, agents économiques, garanties, impayés, devises, zones géographiques, EMUM/NON EMUM, DRAC (Durée Restante à courir…), etc.
3. Quelles sont les données que l’interpréteur comptable n’exploite pas ?

2ème étape : identifier les données à transmettre de l’interpréteur comptable vers la comptabilité (ME)

L’interpréteur comptable extrait puis transforme des données de gestion dans un format recevable par le progiciel comptable. C’est le processus Extract Transform Load (ETL) qui donne ainsi à la comptabilité un accès à de nombreuses informations opérationnelles. Un module de transcodification des données dans leurs solutions natives est généralement compris dans les interpréteurs comptables récents.

Les directions de la comptabilité, du contrôle de gestion, des risques… ont à mener une réflexion sur le degré d’agrégation des données exploitées. C’est l’expression claire des besoins qui permet de définir la maille cible, avec la préoccupation d’optimiser les réconciliations entre les flux comptables et les flux de gestion.

Dépasser les difficultés liées à la volumétrie n’est pas chose aisée. Il n’est pas rare que les données en sortie de l’interpréteur comptable ne soient ainsi pas conformes aux attentes. La RPA (Robotic Process Automation) peut offrir un recours intéressant pour des restitutions spécifiques de données manquantes à partir du fichier CRE. Cette possibilité implique évidemment les équipes métiers ainsi que la MOA.

6 bonnes pratiques à privilégier

• Effectuer un test de run complet en période de basse activité
• Lancer des opérations avec une volumétrie proche de la réalité
• Intégrer progressivement les paramètres (durée restant à courir des contrats, délais, calcul des provisions…)
• Réaliser des tests unitaires sur des données qui sont exploitées ailleurs, y compris des données extra-comptables
• Mener des travaux de pre-closing par poste de revue
• Adopter une approche Agile/Scrum qui répond bien à une logique d’amélioration continue.

2ème levier : la gestion des anomalies de production

Les anomalies de production provoquent des retards dans l’alimentation des systèmes comptables. Si elles ne sont pas prises en compte rapidement, les délais d’arrêté risquent de s’en trouver allongés. Les retards peuvent être causés par des rejets ou par des données inexactes.

En cas de rejet, les données ne parviennent pas jusqu’aux systèmes comptables. Cela nécessite alors des interventions manuelles, qui peuvent être importants en période de clôture.

En cas de données inexactes, produites notamment dans les périodes critiques, l’analyse des écarts, la difficulté à justifier les comptes ou à effectuer le lettrage décalent la production des états financiers.

3 moyens de limiter les anomalies

1. Effectuer des tests exhaustifs, en amont de la production, pour s’assurer une vision claire des impacts de fonctionnement de l’interpréteur : type d’opérations, exhaustivité de la chaîne gestion/comptabilité.
2. Privilégier une mise en production pas à pas pour identifier les anomalies progressivement et mettre en place les correctifs.
3. Procéder régulièrement à la mise à jour de l’interpréteur comptable Cette étape passe par un échange régulier avec les partenaires pour exprimer les nouveaux besoins et indiquer dans quelle mesure ils peuvent mettre à disposition les informations clés demandées. Il est important d’intégrer dans ce dialogue aussi bien les métiers que la comptabilité.

NB. La conservation des historiques de montée de version de l’interpréteur comptable constitue une bonne pratique.

Bien sûr, il n’est pas possible d’anticiper toutes les anomalies potentielles avant la mise en production. Ainsi, l’apparition d’un certain nombre d’anomalies est inévitable. Pour traiter ces anomalies, nous avons identifié trois bonnes pratiques :

1. La mise à disposition d’une procédure d’identification et de traitement des anomalies, avec un suivi de production quotidien, automatisé pour détecter rapidement toute irrégularité. Cette procédure requiert d’identifier les interlocuteurs et de déterminer les délais de réponse.
2. La constitution d’une équipe polyvalente (compétences métier, comptables et informatique) chargée de traiter les anomalies
3. La tenue d’un fichier de non-régression exhaustif qui permet de s’assurer que la modification de paramétrage envisagée n’a pas d’effets de bord sur d’autres opérations.

3ème levier : l’intégration de nouveaux éléments

Pour intégrer de nouveaux éléments, il faut prendre compte à la fois leur impact sur l’existant et leur degré de nouveauté. Au risque sinon de renforcer le risque d’anomalies ou de régression, avec une granularité non conforme, des données rejetées ou encore un mapping erroné. Les conséquences potentielles de ces phénomènes sont de deux ordres : une perte de temps, avec des corrections manuelles chronophages ; un risque opérationnel, avec une perte potentielle de qualité des données, ou de leur traçabilité.

La grille d’analyse schématisée ici permet de déterminer les actions à mener, en fonction des nouveaux éléments à mettre en production :

Rares sont cependant les mises en production sans accroc, même lorsque la phase de recette a été très complète. En prévision d’éventuels rejets au cours des premières semaines, des solutions alternatives peuvent être mises au point, en collaboration étroite avec les équipes de production. La préparation de chargeurs manuels, sur des journaux dédiés, destinés à charger les données rejetées, permet à la fois de limiter les écarts de rapprochement et de conserver une traçabilité des rejets et des opérations manuelles qui auront été nécessaires.

4ème levier : la gestion de la pluralité des sources

Des données issues de plusieurs sources, souvent dans des formats différents, peuvent entraîner une correction du mapping des balances, une accumulation de modes opératoires. Cette hétérogénéité conduit à un allongement du temps nécessaire pour produire les livrables dans des environnements diversifiés. Elle peut aussi contraindre à effectuer des écritures manuelles, consommatrices de temps et sources d’éventuelles d’erreurs.

Il est ainsi nécessaire de procéder à un arbitrage, pour chaque logiciel, en fonction de l’intérêt de passer par l’interpréteur comptable. Le passage par l’interpréteur ne doit pas être systématique. Il peut être préférable de garder une intégration directe en comptabilité sur un périmètre particulier.

Cet arbitrage peut s’appuyer sur le format des outputs issus des systèmes de gestion.

Pour une bonne intégration des outils retenus, il s’agit d’harmoniser, dans la mesure du possible, les fichiers plats transmis en amont de l’interpréteur, en adaptant les inputs afin qu’ils entrent dans l’interpréteur. Les outils qui ne sont pas intégrés doivent pouvoir être intégrés à part, directement dans le système comptable. L’objectif consiste à réduire le plus possible les interventions manuelles.

Synthèse des bonnes pratiques

La réussite de la mise en place d’un interpréteur comptable passe par une grande agilité et une bonne anticipation des évolutions. Elle constitue un atout majeur au sein de la fonction finance dans un environnement toujours plus exigeant. Les gains qu’elle produit sont de nature à justifier l’investissement important lié à l’intégration des écritures comptables.